Auswirkungen des Corona-Virus (COVID-19) auf KMU

Das Corona-Virus, dessen Infektion spätestens im Dezember 2019 in Wuhan in der chinesischen Provinz Hubei begonnen hat, breitet sich rasant in Europa aus. Auch gibt es bereits einige Todesfälle zu verzeichnen, wobei vor allem ältere Menschen als auch Personen mit gewissen Vorerkrankungen als Risikogruppe besonders betroffen sind. Die notwendigen Maßnahmen, um einer Ausbreitung des Corona-Virus entgegenzuwirken, werden allerdings durchwegs nur recht langsam ergriffen. Somit zeigt sich auch weiterhin eine exponentielle Ausbreitung des Virus.

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Wie viele bisher genau am Virus erkrankt sind, kann aufgrund der Testknappheit und der hohen Dunkelziffer (aufgrund eines oftmals sehr milden Verlaufs der Krankheit) kaum ermittelt werden.

Österreich ist eines der europäischen Länder, welches am schnellsten und mit sehr überlegten, stark einschränkenden Maßnahmen auf das Corona-Virus reagiert und die Bewegungsfreiheit der österreichischen Bürger stark eingeschränkt hat. Dadurch sollen soziale, zwischenmenschliche Kontakte möglichst auf ein Minimum reduziert werden. Das Ziel ist, eine Verlangsamung der Ausbreitung des Corona-Virus zu erreichen. Damit würde man die Überfüllung der national verfügbaren Krankenbetten verhindern, womit alle erkrankten Personen die notwendige medizinische Betreuung erhalten und so die Zahl der Todesfälle auf ein Minimum beschränkt werden kann.

Auch österreichische KMU erleben turbulente Zeiten. Es wurden alle Geschäfte, die nicht — wie Lebensmittelhandel, Apotheken, Drogerien, Post und Banken – der Grundversorgung dienen, geschlossen. Auch Restaurants wurden geschlossen, womit zur Lebensmittelversorgung nur noch Supermärkte und/oder Lieferservices zur Verfügung stehen.

Dies stellt für viele KMU eine (existenzbedrohende) Einschränkung dar, womit die Regierung auch gleichzeitig den betroffenen Unternehmen, welche die wirtschaftliche Notwendigkeit von Kurzarbeit aufgrund des Corona-Virus begründen können, eine Möglichkeit zur Anordnung von Kurzarbeit und Erhalt einer Beihilfe für die Personalkosten eingeräumt hat. Dies soll die negativen wirtschaftlichen Auswirkungen auf diese Unternehmen abfedern. Gleichzeitig kann durch derartige Maßnahmen auch die Arbeitslosigkeit möglichst niedrig gehalten werden und Arbeitnehmende in Kurzarbeit bekommen weiterhin einen Großteil ihres Nettogehalts vor Anordnung der Kurzarbeit ausbezahlt. Dieses Angebot zur Anordnung von Kurzarbeit wird von vielen österreichischen Unternehmen genutzt. Trotz dieser ergriffenen Maßnahmen wird die Arbeitslosigkeit in den nächsten Wochen und Monaten weiter ansteigen.

Daneben kann es für global tätige KMU zu Lieferverzögerungen aus Ländern wie China, Afrika oder auch Amerika kommen, womit die Produktion im Inland ausgesetzt werden müsste. Gerade in Amerika als auch Afrika werden erste Maßnahmen erst sehr zaghaft gesetzt. Die Auswirkungen auf die Ausbreitung des Corona-Virus könnten damit um ein vielfaches größer und verheerender sein, als dies in Europa und China der Fall ist. Dies kann ebenso existenzgefährdende Auswirkungen auf heimische KMU haben, was zum Teil durch die Möglichkeit der Anordnung von Kurzarbeit abgefedert werden sollte. Ist dies keine Option, so würde wohl oft nur ein Weg in die Insolvenz überbleiben, weil österreichische KMU in den meisten Fällen nicht gerade für ihre starke Eigenkapitalbasis bekannt sind. Bei einem produzierenden Unternehmen besteht zudem die Gefahr, dass durch einen Erkrankten weite Teile der Produktion gesperrt werden müssten, weil alle mit dieser Person in Kontakt stehende Menschen sich einer Quarantäne unterziehen müssten. Aufgrund der derzeit mangelnden Testmöglichkeiten können zudem nicht einfach alle anderen Mitarbeitenden getestet werden.

Einführung von Telearbeit als potenzielle Lösung für KMU

Andere KMU, welche eine Tätigkeit ausüben, die ihre Mitarbeitenden auch standortunabhängig ausführen können, haben die Möglichkeit den Betrieb auf Telearbeit umzustellen. Somit kann eine Ansteckung innerhalb des Unternehmens aufgrund der (vollständigen) Reduktion der sozialen Kontakte sehr stark bzw. sogar gänzlich reduziert werden. Telearbeit kann nicht einseitig vom Arbeitgeber angeordnet werden, sondern bedarf einer gesonderten Vereinbarung. Dabei ist darauf zu achten, dass diese Vereinbarung zeitlich befristet oder mit einer beidseitigen Kündigungsmöglichkeit versehen abgeschlossen wird, damit keine zukünftigen (ungewollten) Rechtsansprüche entstehen können. Weiters sollten dabei der vorübergehende Arbeitsort, die Arbeitszeit sowie die Tragung der entstehenden Kosten geregelt werden. Zudem sollten Regelungen zu Datenschutzrichtlinien des Unternehmens als auch Haftungen des Arbeitnehmers nicht vergessen werden.

Außerdem ist es Aufgabe des Telearbeitenden einen für das Home-Office erforderlichen Raum samt Inventar, bestehend aus zumindest Schreibtisch und Sessel, zur Verfügung zu stellen und für dessen Reinigung zu sorgen. Der Arbeitsbereich muss hierbei den Anforderungen des nationalen Arbeitnehmerschutzes genügen.

Aufgrund des überraschenden Auftretens des Corona-Virus haben KMU nun auch schnell darauf zu reagieren und entsprechende Telearbeitsvereinbarungen abzuschließen. Hierbei ist Improvisation gefordert. Eine exakte Planung aufgrund einer langen Vorlaufzeit ist nicht möglich. Es müssen praktikable Lösungen gefunden werden. Was vielleicht langfristig sehr sinnvoll ist, muss erst einmal nach hinten verschoben werden. Es geht darum, eine möglichst praktikable Telearbeitslösung für das Unternehmen zu finden, die bereits in wenigen Tagen einsatzbereit ist und über die nächsten Monate einsatzfähig bleibt, ohne dass dem Unternehmen allzu große Schäden durch Risiken im Cyber-Security-Bereich drohen. Ich persönlich gehe davon aus, dass für unsere Volkswirtschaft noch die nächsten Monate Telearbeit notwendig sein wird, damit möglichst viele wirtschaftliche Aktivitäten aufrechterhalten bleiben können.

In diesem Zusammenhang müssen sich KMU die Frage stellen, auf welche Art und Weise sie ihre über die IT-Infrastruktur übermittelten (zum Teil sehr sensiblen) Daten gegen mögliche Cyber-Security-Risiken absichern können. Aufgrund der Dringlichkeit der Umsetzung von Telearbeitsmaßnahmen sind diese Sicherheitsvorkehrungen bereits auf eine präventive Weise zu bedenken und einzuführen, um etwaige kostspielige Fehler und verheerende Schäden aufgrund der Vernachlässigung der Cyber-Security zu vermeiden.

Lassen Sie uns zuerst allerdings noch die Vorteile der Telearbeit sowohl für den das arbeitgebende Unternehmen als auch seine Arbeitnehmenden beleuchten. Telearbeitende haben mehr Flexibilität, weil es ihnen möglich ist, ihre privaten und beruflichen Aktivitäten selbstständig besser einzuteilen. Jeder Telearbeitende kann selbst entscheiden zu welchem Zeitpunkt Arbeitsaufträge bearbeitet werden, damit eine rechtzeitige Fertigstellung eines Projekts gewährleistet ist. Gleichzeitig verfügt der Telearbeitende aber auch über mehr Freiheiten in Bezug auf die Organisation seines Familienlebens sowie die richtige Abwechslung zwischen Entspannung und fokussiertem Arbeitseinsatz. Über den Arbeitstag verteilte Pausen können zudem öfters für entspannende Spaziergänge oder nützliche Tätigkeiten genutzt werden. Diese freie, flexible Arbeitszeitgestaltung erfordert allerdings auch einen höheren Grad an Selbstständigkeit und Eigenverantwortlichkeit der Telearbeitenden, welche gute Fähigkeiten im Bereich der Selbstdisziplin besitzen sollten. Gerade anfänglich müssen Telearbeitende unzähligen Ablenkungen widerstehen. Hierbei kann es hilfreich sein, die verfügbare Zeit im Kalender sehr genau für private als auch Arbeitstätigkeiten einzuteilen, um möglichst produktiv arbeiten zu können.

Ein weiterer Vorteil eines Telearbeitenden ist, dass er weniger Zeit in öffentlichen oder privaten Verkehrsmitteln zur Anreise zum Arbeitsort verbringen muss. Erstmals erscheint es so, als würde es sich hierbei um keine allzu große Zeitersparnis handeln. Würde man allerdings davon ausgehen, dass der Arbeitsort in etwa eine Stunde vom Wohnort des Arbeitnehmenden entfernt liegt, so würden pro Tag zwei Stunden an wertvoller Zeit gewonnen werden. Bei einer Fünf-Tages-Woche könnten somit pro Arbeitswoche zehn Stunden an Zeit eingespart werden. Wenn Arbeitnehmende in etwa 40 bis 45 Wochen pro Jahr in der Arbeit verbringen so handelt es sich um eine Zeitersparnis von ca. 17 bis 19 Arbeitstagen. In dieser Zeit kann der Arbeitnehmende seine privaten Projekte vorantreiben, Zeit mit seiner Familie verbringen, diverse Freizeitaktivitäten ausüben oder sich im Grünen erholen.

Durch die gewonnene Zeit und die selbstständig eingeteilte, flexible und richtig dosierte Abwechslung zwischen Entspannung und fokussierter Arbeit können sich weitere positive Effekte auf das Wohlbefinden von Telearbeitenden zeigen. So ist es nicht untypisch, dass sich Telearbeitende durch eine erhöhte Zufriedenheit und eine höhere Produktivität als andere Arbeitnehmende auszeichnen. Dies liegt an den schon zuvor genannten Gründen als auch daran, dass Telearbeitende mehr Zeit im Grünen verbringen können, was positive Auswirkungen auf ihre eigene Gesundheit hat. Insgesamt kann sich somit durch die Telearbeit eine höhere Lebensqualität ergeben.

An der Telearbeit ist zudem vorteilhaft, dass sich sowohl für den Arbeitgeber als auch den Telearbeitenden gewisse Kostenersparnisse ergeben. Der Telearbeitende erspart sich die Kosten für die Transportmittel und kann sich sein tägliches Essen günstiger und frisch zuhause zubereiten. Dem Arbeitgeber fallen die Kosten für die Anmietung von Büroräumlichkeiten weg, weil diese vom Telearbeitenden selbst zur Verfügung zu stellen sind.

Auch für Arbeitgeber bestehen weitere Vorteile an der Telearbeit, die zum Teil schon implizit genannt wurden. Telearbeitende werden regelmäßig eine höhere Produktivität aufweisen, weil diese keinen täglichen, mühseligen und stressauslösenden Anfahrtsweg haben, sie selbst ihre Arbeitszeit einteilen können, sie aufgrund einer (höchstwahrscheinlich) verlängerten Schlafzeit ausgeruhter sein werden und aufgrund der geringeren Unterbrechungen durch Kollegen konzentrierter Arbeiten können. Zudem erhöht sich auch die Flexibilität des Arbeitnehmenden sowohl in zeitlicher als auch in räumlicher Hinsicht. Dies alles führt insgesamt zu einer gesteigerten Qualität der abgelieferten Arbeit durch den Telearbeitenden im Vergleich zu normalen Arbeitnehmenden.

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Die gesteigerte Zufriedenheit der Telearbeitenden im Vergleich zu normalen Arbeitnehmenden führt zudem dazu, dass diese weniger oft krank sein werden. Zudem können in Zeiten von Katastrophen, wie dies auch in Zusammenhang mit dem Corona-Virus der Fall ist, die Telearbeitenden ihre Arbeit viel schneller als andere Arbeitnehmende aufnehmen.

Aufgrund der erhöhten Zufriedenheit wechseln zudem Telearbeitende nicht so häufig das arbeitgebende Unternehmen. Durch diese stärkere Bindung werden Kosten für die Suche von neuen Arbeitnehmenden verringert. Zudem werden auch talentierte Arbeitnehmende durch das bessere Image eines zukunftsträchtigen, Telearbeit-anbietenden Unternehmens angesprochen. Dabei steht außerdem auch ein erweiterter Kreis an potenziellen Kandidaten zur Auswahl, weil Telearbeitende relativ ortsunabhängig ihre Arbeitskraft erbringen können.

Durch die Telearbeit entstehen auch Vorteile für die gesamte Gesellschaft, weil durch die reduzierte Reisetätigkeit der Telearbeitenden einerseits Verkehrsstaus und andererseits die von diesen ausgehenden CO2-Belastungen reduziert werden können. Außerdem kann durch Telearbeit die Flucht aus ländlichen Regionen in die Großstädte verlangsamt werden, was ebenso vorteilige Effekte auf die Wohnraumknappheit in gewissen Regionen hätte.

Natürlich kann es durch die Vereinbarung von Telearbeit auch zu Nachteilen kommen.

Die Telearbeitenden könnte Gefahr laufen, sozial isoliert zu werden, weil der tagtägliche informelle Kontakt mit seinen Arbeitskolleginnen und -kollegen großteils fehlt. Daher sollte Telearbeitenden die Möglichkeit gegeben werden, sich in regelmäßigen Abständen mit den Arbeitskollegen auszutauschen. Zudem könnte es zu einem höheren Arbeitsdruck kommen, weil der Vorgesetzte einem Telearbeitenden zu viel Arbeit zuteilt. Hierbei ist wichtig, dass sich beide Parteien auf eine vernünftige Arbeitsbelastung bereits im Vorfeld einigen und Arbeitsfortschritte regelmäßig mitgeteilt werden.

Für das arbeitgebende Unternehmen können sich Nachteile ergeben, weil anfänglich zusätzliche Kosten aufgrund der Ausstattung der Telearbeitenden mit nützlichen mobilen Endgeräten wie Handy oder Notebook anfallen werden. Diese Kosten sind allerdings nur einmaliger Natur und werden durch die Ersparnis in Zusammenhang mit dem Bereitstellen von Büroräumlichkeiten meist problemlos wettgemacht.

Oftmals muss das arbeitgebende Unternehmen zudem die Kontrolle der Arbeitsleistung der Telearbeitenden umstellen. Meist basiert diese fast ausschließlich auf der Anwesenheit der Arbeitnehmenden. Da dies bei der Telearbeit nicht einfach zu kontrollieren ist, muss hingegen kontrolliert werden, welche Leistung bzw. Ergebnisse ein Telearbeitender innerhalb einer gewissen Zeitspanne erbringen kann (Management by Objectives).

In der Umstellungsphase von regulärer Arbeit zu Telearbeit muss zudem damit gerechnet werden, dass gewisse Anlaufprobleme entstehen werden. Daher sollte nach einer gewissen Testphase evaluiert werden, ob für beide Parteien die Vereinbarung der Telearbeit sinnvoll erscheint.

Ein weiterer Nachteil kann dadurch entstehen, dass der geringere persönliche Kontakt der Telearbeitenden mit ihren Arbeitskolleginnen und -kollegen zu einer schlechteren Teamfähigkeit führen kann und auch innerbetriebliche Spannungen auftreten können, weil manche Telearbeit als Privileg sehen und sich somit benachteiligt fühlen. Diesen Problemen kann man durch Gespräche mit allen Arbeitnehmenden entgegenwirken.

Insgesamt lässt sich daher sagen, dass Telearbeit eine sehr sinnvolle Beschäftigungsform für Arbeitnehmende als auch Arbeitgeber darstellt, wenn es beide Parteien schaffen, in einer respektvollen und offenen Art und Weise miteinander umzugehen.

Einführung und Umsetzung von Telearbeit

Die Einführung von Telearbeit sollte in mehreren Schritten erfolgen, wenn bisher vom Unternehmen noch keine Telearbeit angeboten wurde. Dabei sollten die folgenden Schritte beachtet werden:

Zuerst sollte überprüft werden, ob die IT-Systeme des Unternehmens für Telearbeit geeignet sind. Dabei ist darauf zu achten, welche Cyber-Risiken bei einer Einführung von Telearbeit entstehen könnten und wie diese Risiken minimiert werden können. Dabei helfen meist präventive Maßnahmen, um eine möglichst hohe Sicherheit gewährleisten zu können. Sobald dies positiv abgeklärt wurde, müssen Telearbeitsvereinbarungen rechtlich ausgearbeitet werden.

In einem zweiten Schritt ist es wichtig, jenen Mitarbeitenden, welche ihre Arbeitsverpflichtung zumindest befristet über die Corona-Krise oder auch länger von zu Hause aus ausüben werden, die größten Risiken und Gefahren in Zusammenhang mit der Telearbeit näherzubringen. Dabei soll auch festgelegt werden, wie mobile Endgeräte für die Erledigung von Arbeitsaufträgen auf die richtige Art und Weise eingesetzt werden können, sodass potenzielle Sicherheitsrisiken möglichst minimiert werden. Ein Dokument mit den wichtigsten Fakten könnte hierbei den Telearbeitenden helfen, möglichst sorgfältig und sicherheitsbewusst mit den verschiedenen Systemen umzugehen.

Danach sollte die vereinbarte Telearbeit erstmals mit wenigen Mitarbeitenden im Unternehmen ausgetestet werden. Dadurch können entstehende Probleme schnell erkannt und gelöst werden. Anhand von diesen auftretenden Schwierigkeiten können somit Anleitungen verfasst oder Systeme verbessert werden, damit die Implementierung von Telearbeit für eine Vielzahl von Mitarbeitenden problemlos und sicher möglich ist.

Als nächster Schritt ist in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob die verwendeten Remote-Access-Systeme und Softwareprogramme auf dem aktuellen Versionsstand sind, und auch zukünftig möglichst automatisiert aktualisiert werden. Zudem ist regelmäßig zu überprüfen, ob die Telearbeitenden sich an die vereinbarten Richtlinien halten und Firewalls, Antivirenprogramme als auch andere Tools für eine möglichst hohe Sicherheit einsetzen. Es sollten zudem die Auswirkungen der Telearbeit auf das unternehmensinterne Netzwerk überwacht werden, weil es nun sehr viele Fernzugriffe auf das unternehmensinterne System geben wird. Durch die Verwendung von VPN mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung ist ein sicherer Fernzugriff möglich. Außerdem muss sichergestellt werden, dass dieses nicht zusammenbricht und die Systemkapazitäten ausreichen. Auch muss überprüft werden, ob wichtige Drittanbieter weiter ihre Services an viele Telearbeitende erbringen können.

In Ausnahmezeiten, wie auch der Corona-Krise, ist es wichtig, bereits präventiv auf die Gefahren durch Phishing-E-Mails und Social Engineering hinzuweisen. Oftmals versuchen Betrüger gerade in Krisenzeiten die Angst und Informationsgier der Menschen auszunutzen, um potenzielle Opfer in die Falle zu führen. Es ist dabei wichtig, dass Links von unbekannten Absendern als auch in atypischen E-Mails erst nach genauester Überprüfung angeklickt werden und niemals persönliche oder finanzielle Informationen per E-Mail oder über soziale Netzwerke übermittelt werden.

Die Einführung und Überwachung derartiger Leitlinien ist insbesondere für die geschäftsführenden Organe einer Gesellschaft von Bedeutung, weil durch die Einführung adäquater Systeme und das Monitoring der bestehenden Risiken einer potenziellen Haftung von Anfang an der Wind aus den Segeln genommen werden kann.

Zukünftige Cyber-Security-Risiken

In der heutigen Zeit entwickeln sich Technologien immer weiter. Diese bieten nicht nur Fortschritte für die gesamte Menschheit, sondern landen auch bei potenziellen Betrügern, welche versuchen diese für ihre eigenen Interessen auszunutzen. Dabei ist es wichtig, immer über die neuesten Entwicklungen informiert zu bleiben und zu versuchen bestmögliche Prozesse im Unternehmen zu implementieren, damit diese neuartigen Bedrohungen nicht zu einem sehr hohen Schaden für das Unternehmen führen können.

Bei der Erstellung von Deepfake-Videos wird AI beispielsweise dazu verwendet, dass Videos bzw. Bilder und Sprachklänge von echten Personen so arrangiert werden, dass diese erstellten Videosequenzen wie originale Videos von der betreffenden Person aussehen. Somit kann ein Video erstellt werden, worin eine autorisierte Person den Überweisungsauftrag erteilt, obwohl diese Person niemals etwas Derartiges gesagt hatte.

Immer häufiger werden zudem synthetische Identitäten von Betrügern verwendet, um ihre potenziellen Opfer überzeugen zu können. Diese Identitäten haben sowohl Eigenschaften von realen als auch fiktiven Personen, womit das Opfer schwieriger erkennen kann, dass es sich bei dieser Person um einen Betrüger handelt. AI kann zukünftig auch dazu dienen, dass Betrüger die Verhaltensweisen von Menschen besser nachahmen können, womit es leicht sein könnte, sensible Daten von ihren Opfern zu erbeuten.

AI wird zudem von Hackern dazu verwendet, um neuartige Angriffssysteme zu entwickeln, welche die gängigen Abwehrmechanismen von Antivirenprogrammen überlisten. Auch der Fortschritt im Bereich von Quantencomputern könnte zudem eine Gefahr für viele der gängigen kryptografischen Systeme darstellen, weil bisherige Verschlüsselungsmethoden binnen kurzer Zeit geknackt werden könnten.